Die Zusammenarbeit an Dateien über Organisationsgrenzen hinweg resultiert nicht selten in übersichtlichen E-Mail Ketten, die in Sachen Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit sehr viel vermissen lassen. Komfort und Sicherheit bleiben ebenfalls auf der Strecke. Seafile macht die organisationsübergreifende Zusammenarbeit an Dateien und Dokumenten ganz einfach.
Der einfachste Weg zum Austausch von Dateien mit externen Personen sind Sharing Links. Per E-Mail versendet, können die Empfänger mit ihnen bequem Dateien, Ordner und sogar ganze Bibliotheken herunterladen und dann lokal bearbeiten.
Download-Links lassen sich im Webinterface Seahub genauso wie aus dem Seafile Sync Client und dem Seafile Drive Client erzeugen. Optional können Sharing Links auch mit einem Passwort und einem Verfallsdatum versehen werden. Der Zugriff auf die Ressourcen ist dann zeitlich beschränkt und vor Unbefugten geschützt.
Für die spontane oder unregelmäßige Bearbeitung einzelner Office Dateien (z.B. DOCX, XLSX, PPTX) bietet sich die Co-Bearbeitung an. Co-Bearbeiter können über den integrierten Online Editor ein Office Dokument im Browser aufrufen und editieren.
Die Bearbeitungsberechtigung erfolgt über einen Sharing Link. Diesen erstellt der Seafile Benutzer und sendet ihn an den Co-Editor. Alle Online Editing Funktionen des Dokumentenservers werden unterstützt. Interne Benutzer von Seafile wie externe Co-Bearbeiter können zeitgleich oder zeitversetzt an dem Dokument arbeiten. Darüber hinaus unterstützen Public Links mit Bearbeitungsberechtigung die Sicherheitsfunktionen gewöhnlicher Sharing Links.
Für die regelmäßige Zusammenarbeit mit externen Partnern wie freischaffenden Mitarbeitern oder Projektpartnern ist die Gastfunktion optimal geeignet. Gäste sind eingeschränkte Benutzerkonten, die durch Benutzer selbst und ohne Mitwirkung der benutzerverwaltenden Administratoren angelegt werden können. Ein Gast kann sich an Seafile anmelden und auf für ihn freigegebenen Ressourcen wie Bibliotheken und Ordner zugreifen; ein Gast kann aber selbst keine eigenen Bibliotheken anlegen und andere Gäste einladen. Standardmäßig ist Gästen der Zugriff auch nur per Webinterface Seahub möglich. (Diese und andere Rollenberechtigungen lassen sich individuell modifizieren.)
Die Einladung Externer als Gäste ist entsprechend berechtigten Benutzern vorbehalten. Die Benutzer mit der Rolle ‘Standard’ haben diese Berechtigung in den Grundeinstellungen nicht, um die Inflation externer Benutzer zu verringern. Ein Kompromiss, der die Wünsche der Benutzer und die Anforderungen der Administratoren ausgleicht, ist die Schaffung einer Rolle (z.B. Gruppenleiter oder Projektleiter), die mit der Berechtigung can_invite_guest ausgestattet ist.